机关单位档案归档责任机制建设问题研究

摘要：档案工作是机关单位治理体系的重要组成部分，而归档责任机制的健全与否，直接关系到档案形成的完整性、归档的时效性以及管理的规范性。当前，不少机关单位在档案归档工作中仍存在责任不明、流程不清、监督不到位等问题，影响了档案管理水平的提升。本文以机关单位档案管理实践为基础，从归档责任机制的概念与重要性出发，分析当前存在的主要问题，并提出有针对性的完善建议，包括明确岗位职责、健全制度体系、推动信息化建设和构建激励评价机制等。研究旨在为提高机关档案管理质量和效率提供制度支撑与理论参考。

关键词：机关单位；档案归档；责任机制；制度建设；信息化管理

1 引言

随着国家治理体系现代化进程的不断推进，档案工作作为机关单位运行中不可或缺的一部分，日益受到重视。档案不仅是行政行为的原始记录，更是实现依法行政、政务公开、问责追溯等工作的重要依据。归档作为档案生命周期中的关键环节，承接着文件形成与档案管理之间的衔接任务，归档工作质量直接决定了档案的完整性与可利用性。在传统档案工作实践中，机关单位往往存在“重管理、轻归档”的现象，归档责任多局限于档案部门，而忽视了文件形成部门与责任人员在归档过程中的主体地位。这种责任模糊、职责不清的管理现状，导致归档滞后、材料缺失、移交混乱等问题屡见不鲜。本文将结合机关单位的实际运作特点，从制度建设角度出发，深入分析档案归档责任机制的内涵、作用与现存问题，并提出切实可行的完善路径，为推动档案工作高质量发展提供制度保障。

2 机关单位档案归档责任机制的内涵与意义

2.1 归档责任机制的定义与主要内容

所谓档案归档责任机制，是指机关单位内部围绕文件材料归档工作所建立的一整套责任划分、制度保障与监督考核体系。该机制要求在文件形成、处理、归档和移交等环节中，明确每一位责任人的职责范围，确保归档任务有主、有责、有过程、有结果。

在责任机制中，文件形成部门是归档的第一责任主体，应对形成的文件进行及时归类、编号和整理；分管领导则需督促和审核归档执行情况；档案部门作为归口管理机构，负有指导、监督和接收归档的职责。归档责任机制的核心在于打破“档案归档=档案室工作”的传统认知，强调文件形成部门和具体工作人员的主体责任。

具体内容包括归档节点设置、责任人签批制度、归档材料清单制度、年度归档审核机制等。这些制度性安排，是保障归档工作标准化、规范化、制度化运行的基础。

2.2 档案归档在机关管理体系中的作用

归档工作是连接文件生成与档案利用的桥梁，是档案工作全过程管理的基础环节。机关单位日常工作中产生的大量文件材料，如果不及时归档、分类和整理，不仅可能造成资料遗失、职责难追，还会在后续政务信息调阅、执纪问责、政策追踪等环节带来严重阻碍。

从机关治理角度看，规范的归档工作有助于加强行政透明度、提升内部治理水平，同时也是推动党务政务信息资源整合、实现数字化转型的必要前提。没有完整、可追溯的档案系统，机关运行很难做到科学、规范、高效。

归档责任机制通过制度化安排，将“谁主管、谁负责”的理念落到实处，强化机关各级人员的责任意识，使档案工作从“事后补救”转向“事中控制”，有效提升了文件材料的归档效率与质量。

3 当前机关档案归档责任机制存在的主要问题

3.1 责任划分不清晰，岗位职责界限模糊

当前部分机关单位在归档工作中仍然存在“谁来归档”的模糊地带。虽然多数机关设有专门的档案管理机构，但文件形成者、分管部门与档案部门之间的职责界限并未完全厘清，导致归档工作出现“责任落空”或“多头管理”的情况。文件形成单位往往将归档责任推向档案部门，而档案部门因不了解材料背景与生成流程，又难以高效归集文件，造成归档过程断层，严重影响档案的系统性与完整性。

此外，一些单位虽然设有岗位职责说明，但缺乏与归档流程相结合的责任链条，例如缺乏文件归档责任签字、未建立归档台账制度，导致归档工作流于形式，责任落实不到具体人员。

3.2 制度执行不力，缺乏过程监督保障

即使在制度初步完善的机关单位中，也存在制度执行不到位、执行力弱的问题。一方面，有些归档制度制定后未能进行有效宣传与培训，职工对制度知晓率低，归档意识淡薄；另一方面，部分单位虽设有归档时间节点和流程控制机制，但缺乏对执行情况的动态监督与问题反馈机制，导致文件归档常因人员调动、事务繁杂等原因而滞后，甚至长期悬而未决。

更为严重的是，部分机关单位缺乏归档工作责任追究制度，对归档失误或延误没有设定具体问责措施，使归档行为缺乏必要的制度约束和管理威慑力，影响整体制度权威性与执行力。

3.3 信息化支撑薄弱，归档过程依赖人工

虽然近年来多数机关单位已经部署了办公自动化系统，但归档环节的信息化程度普遍较低。一些单位仍然依赖纸质材料归档，或将电子文件简单“打包归档”，缺乏归档全过程的电子标签、版本控制与权限设置等功能，难以实现过程可控、责任可追。

信息系统之间的数据不互通也影响了归档效率。文件从形成到流转的多个系统平台之间缺乏数据接口，造成档案管理系统无法同步捕捉归档任务与内容信息，归档人员只能通过人工统计与整理，极大增加了工作量，也易导致漏档、错档等问题。

4 完善机关档案归档责任机制的对策建议

4.1 明确归档职责体系，细化岗位责任分工

机关单位应根据工作流程，全面梳理档案形成、处理、归档等各环节中涉及的岗位与人员，制定“归档责任分工表”，明确责任主体、职责范围与操作规范。文件形成部门作为第一责任人，应承担起对所形成材料进行分类整理、填写归档清单并按期归档的职责；分管领导需审核归档材料的完整性与时效性；档案部门则负责接收、校核并分类存储归档文件。

同时，应建立归档责任签字制度，所有归档材料均须经责任人签署确认，形成可追溯的责任链条。对于跨部门生成的材料，设立“联合归档”机制，明确主责单位与协作单位的权责边界。

4.2 强化制度执行力，建立闭环监督体系

制度建设不能止步于文本制定，更应在执行过程中体现权威性与实效性。机关单位应将归档制度纳入行政管理制度体系，由办公室牵头统一部署，并通过业务培训、案例宣讲等方式提升全员制度意识。同时，设立归档执行台账，对每一类文件的归档状态进行动态记录，明确任务完成时间、责任人员和审核情况。

对于长期未归档、归档材料不合格等情况，应启动内部通报与限期整改机制，并将整改结果纳入年度绩效评估，真正形成制度执行的闭环管理。

4.3 推进信息化平台建设，实现归档流程标准化

信息技术是推动归档责任机制落地的重要工具。机关单位应加快建设档案归档信息平台，将文件生成、归档处理、档案接收等功能整合于一体，配套设立智能提醒、权限管理与电子签名模块，确保各责任人在系统中明确自己的归档任务与节点时间。

同时，推动与OA系统、财务系统、人事系统等平台的数据对接，实现归档任务自动生成、归档记录自动归类、责任信息自动追踪，提高归档效率与规范性。通过技术手段固化制度流程，可有效避免因人员更替、经验不足等因素造成的归档遗漏与责任缺失。

5 结语

机关单位的档案归档工作是文件治理体系中的基础工程，也是实现规范化管理与依法行政的重要支撑。归档责任机制作为其中的制度核心，直接关系到归档工作的执行效率与质量水平。当前，机关单位在职责划分、制度执行、信息化建设与激励机制等方面仍存在诸多短板，需要从顶层设计与操作流程两方面持续优化。

本文通过分析归档责任机制的内涵、问题与对策，提出了具有针对性的改进建议，强调应以责任落实为主线，以制度保障为基础，以信息化手段为支撑，构建职责清晰、运行高效、管理闭环的档案归档责任体系。只有如此，机关单位才能真正实现档案工作的全流程控制与高质量发展。

参考文献

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