数字化档案管理在事业单位中的应用

摘要：数字化时代的来临为事业单位档案管理工作带了新的发展契机，促使着档案管理向着数字化管理模式转型，旨在更好的提升档案管理质量，服务事业单位的长效发展。但通过观察，在事业单位数字化档案管理进程中逐渐暴露出了一些问题，影响了档案数字化管理的效果。在此，文章就阐述了数字化档案管理内涵，分析了这一进程中存在的问题，以此为基础探讨了完善事业单位数字化档案管理的优化措施，以供参考。

关键词：数字化档案管理；事业单位；存在问题；优化措施

一、引言

档案管理是事业单位管理过程中最为重要的一部分，它的有效开展对于提升事业单位管理水平、促进事业单位可持续发展有着极大的现实意义。而随着事业单位的改革与发展，所产生的档案内容越来越多，无疑加大了档案管理工作的强度和难度。加之社会对档案管理工作提出了更高的要求和标准以及社会信息化建设进程的加快，事业单位档案管理也迫切需要实现数字化转化，通过数字化管理模式来提升档案管理质量，让档案资源得到更加充分的利用。

二、数字化档案管理概述

（一）内涵分析

数字化档案管理通常指的是档案管理人员利用数字化技术和手段来收集、整理、存储、查询、利用和共享档案的过程。其内涵包括档案信息的数字化转换、系统化管理和网络化共享。即管理人员利用计算机及相关技术，将各种形式的档案信息资料转化成数字形式，构建数字化模型，并将其转化成系列计算机二进制代码，上传到计算机中进行统一的处理，从而形成一个有序结构的档案信息库，并建立对应的档案管理体系，从中实现对数字化档案的保存、分类编目、检索查询等。当所有的档案资源整理好之后，管理人员就利用网络技术，实现不同部门、不同地区之间的档案实时传输、共享与交流。

（二）应用优势

1、有助于推进档案管理工作的现代化

以往事业单位档案管理工作的开展基本都是以人工操作为主，承载的载体通常是纸质版资料或照片，时间一长，受环境影响而无法有效保存，从而导致档案管理效率偏低，不仅不利于查阅，也降低了档案的资源利用价值。而实施档案的数字化管理可以在一定程度上解决上述问题，由传统的纸质档案转化成了数字化档案、电子版档案，不仅利于保存和查阅，也能针对不同用户的查阅需求提供不同的档案管理服务，从而提升了档案管理质量，增加了档案资源的安全性与利用率，进一步推进了档案管理工作的现代化发展。

2、有助于推进档案管理工作的服务化

实际上档案的价值作用不仅局限于对内的评估作用，也就是事业单位会通过对档案资源的分析利用来掌握自身的发展情况和管理水平，从而做出正确的决策、部署，对外上还是审计工作开展的重要依据。而数字化的有效应用则能收集更多有价值的档案资源，并妥善保存起来，确保档案资源更加全面和系统，由此就可以促使事业单位在决策时更加准确的、更加及时的掌握内部业务、管理、成本、人才及发展方向等方面的信息，提升发展决策的正确度，为持续发展的实现奠定了基础。这就说明了数字化档案管理重点突出了档案管理工作的服务性功能，并提升了服务能力。同时档案管理的服务性不仅作用于事业单位本身，还作用于用户。当用户需要利用档案资源时，管理人员只要按照一定的程序、模块将档案资源进行数字化转化，并存储在计算机中，用户只要利用计算机输入自己所需要的档案资源关键词就能快速查询到，甚至还可以下载和传输，加大的提升了用户的体验度。

三、事业单位档案数字化管理中存在的问题

（一）数字技术应用程度不高

数字化技术及设备是数字化档案管理的主要工具，但通过对当前数字化档案建设和管理过程来看，数字化技术及设备的很多功能都没有得到开发和最有效的利用，导致数字化档案管理缺乏整体性、协同性和实效性。通常情况下管理人员运用到的数字化技术依然停留在计算机、扫描仪、数据库的建设等浅层类型和功能，对于软件方面、人工智能技术的挖掘和利用、操作系统及界面的优化等方面没有做出深入研究和有效开发、利用。此外，数据库管理系统中常常把光盘阵列当做核心的存储器，并通过磁带实现对数字档案的数据信息自动备份。磁盘阵列和磁带都是磁性介质存储器的主要内容，这类磁性介质对装置的依赖程度极高，一旦计算机中设置的这种特殊装置出现了故障，就会引发网络安全事故，从而影响数字档案的正常存储和读取。因此，介质的单一性不利于数字化档案管理工作质量的提升，也间接地反映出了当前管理队伍对数字化技术及设备的开发、利用不足。

（二）管理队伍能力有待提升

目前的档案管理队伍专业人员偏少。很多管理人员对信息技术的运用只体现在文件的输入、输出和传送等基本功能上，对于如何将文件、资料等转化成数字化、如何进行妥善保存，又经过怎样的授权才能访问以及当信息载体出现异常时或被入侵时怎样防范和控制等更加深入的知识和技能掌握的并不熟练，不足以完全满足档案数字化管理工作的实际需求。因此，全面发展的管理人才队伍的薄弱影响了数字化档案管理的效能。

（三）网络安全管理问题突出

档案数字化管理的主要载体是网络技术、计算机技术，但鉴于其有着开放性特征，若是不对其予以严格管理，势必会引发各种问题，像黑客的攻击、软件病毒的入侵等，从而会引发档案数据的丢失、数据的更改等问题，从而影响档案的真实性、完整性和保密性。因此，对网络安全的管理也需要被重视起来。但目前来看，事业单位在实施档案数字化管理进程中，往往侧重于档案的整理与存储等资源的管理工作，很少会关注网络安全，像系统的维护、软硬件的更新等。除此之外，部分单位的档案平台是外包给其他公司的，关于系统的维护、更新和防护由外包人员负责并签署保密协议，但外包公司也存在人员离岗、换岗问题，这样不可避免地会存在一定程度的安全隐患问题。因此，整体来讲，事业单位的网络安全管理能力偏低，不利于数字化档案的有效管理。

四、完善事业单位数字化档案管理的优化措施

（一）明确主要任务

数字化档案管理是一项综合性的管理活动，涉及的内容、步骤较多且繁琐，需要管理人员在实施过程中有轻重缓急之分，明确主要任务，确保管理工作的有序性和高效性。

首先，数字化档案管理中，最核心、最关键的就是建立合理的数字化档案管理体系，包括确定档案的分类、命名规则、存储结构和权限管理，以确保数字档案的有序管理和安全访问。其次，在建立了管理体系之后，就要围绕档案管理基本工作流程进行数字化转化，并建立数字化档案管理系统，使数字化档案资源存储到该系统中。包括扫描纸质文件、转化电子文档格式、建立数字档案库等。第三，单位要制定档案数字化管理的政策和流程，包括审 批流程、权限控制、保密措施、定期审计等方面的规定，以确保数字档案合规管理。最后，要注重对数字化技术、设备、系统等软硬件设备的维护，以及对过期档案数据的清除、新数据的补充等。

（二）设计管理系统

首先，档案管理系统是档案资源得以有效存储和管理的重要载体，也是管理人员开展管理工作中的主要平台。因此，在数字化档案管理背景下，事业单位要以数字化、信息化办公系统为基础，搭建对应的档案数字化网络管理平台，并通过相关联的内外部网站，让社会公众能更加便利、快捷的获取相应的档案信息。比如，管理部门可以基于OA系统设置档案管理系统，然后在系统软件中按照序列以及档案功能、价值等进行划分，填充到对应的系统表格中，后续若是有新的、同属性的档案资料出现，就可以直接在该系统中的对应表格中进行补充，而用户在使用时也能够在该系统中输入关键词同时且快速查询到一个或多个档案资料，与此同时管理部门还要创建专用的电子原文档案数据库，由此将两个数据库结合起来组成一个极为全面、完善的数据库体系，让档案资源涵盖的范围、利用的途径更加广泛和全面。如此就能利用计算机的记忆功能将转化后的数字档案变成“记忆工程”，后续操作起来快捷且安全。同时，在该系统中，管理人员还可以借助 OCR 技术进行档案的录入工作，即管理人员只需要通过扫描仪对信息进行扫描，借助 OCR 自动识别文本内容并生成可编辑的字体，且自动填充到对应的系统数据库中。

其次，事业单位要利用数字化技术建设访问控制系统。一方面，系统应该设定明确的权限，以限制不同用户对档案的访问和操作权限，只有授权的用户才能访问特定的档案，以此来规避不合规的访问行为，影响档案资源的安全性；多层次的权限控制可以确保不同级别的用户具有适当的权限，以适应单位内部的不同需求，提升档案资源的服务性；另一方面，针对数字化档案开发自动风险识别系统，对其进行实时性的、动态性的监管，一旦系统捕捉到风险时就会自动识别并做出警示，便于管理人员及时发现异常、做出防范。最后，还要加强身份验证监管力度，确保用户身份经过验证后才能访问系统，可以通过用户名和密码、双因素身份验证、生物识别技术等方式来实现，一定程度上也提升了档案资源的安全性与保密性。

（三）完善管理制度

建立健全完善的档案管理制度是提升档案管理质量的重要保障，它能指导管理人员如何去开展数字化管理工作，并有效约束其在工作过程中的行为和思想，使其更好的行使权力、履行职责，实现标准化、规范化、一体化，为管理质量的提升奠定基础。

首先，事业单位要基于档案管理的特点、工作的需求制定工作制度，包括数字化管理的流程、管理范围、数字技术或设备的使用与维护、工作责任、工作权限等方面，都要一一明确开来，让管理人员在管理工作中有据可循、有据可依，确保管理工作的有序性，确保管理责任落实到人。

其次，要基于网络安全问题制定网络安全管理制度，并配备专业的管理人员进行管理。比如，单位可以让档案管理队伍中的一人与专业的信息技术管理人员组成“网络安全管理小组”，主要针对系统的维护、数据的安全等开展对应的管理工作，并在制度中明确管理的内容、档案的加密、计算机及其系统的升级防护、授权流程等，以此来提升数字档案的安全性与保密性。

最后，要设置科学的人才培训制度，不仅要明确队伍培训的时间、期限，确保每个人员都能按时参加，也要建立培训反馈机制，以了解员工对培训的满意度和实际效果，可以通过问卷调查、个别访谈等方式收集员工的反馈意见和建议，以便对培训计划不断改进和优化；另外，事业单位还要设置考核制度，明确考核内容、考核指标、考核形式、打分标准及针对不同的考核结果所采用的管理方法，既能保障教育培训效果，也能针对考核的反馈，及时发现问题并予以有效解决。

（四）强化队伍建设

数字化档案管理进程中，管理队伍的综合能力与素养起着极为关键的作用。鉴于上述管理队伍能力薄弱的问题，事业单位要予以高度重视，并通过多种渠道、结合管理队伍的实际需求和数字化档案管理需求，对管理队伍进行专项教育和培训，全面提升队伍的工作能力、培养信息素养，积极投入到数字化档案管理工作中，提升工作质量。

首先，事业单位可以利用集体会议、线上视频会议等形式向档案管理人员传输档案管理改革的一些政策、成功的案例，尤其是添加数字化技术领域的内容，包括数字化技术的类型、实际应用情境、应用案例、取得的效果等，让管理人员在学习的过程中树立数字化管理意识，并对标实践来发现自己的不足、明确改进的方向。

其次，事业单位还要利用各项科学的管理机制来吸引社会人才，充盈到管理队伍中，比如，可以通过校园招聘会招聘档案管理专业或计算机专业领域的人才，并进行岗前培训，或者利用社会招聘渠道，吸收社会中有丰富工作经验的人才，对其也要进行岗前培训。如此，不仅可以提升档案管理队伍活力，也能为数字化档案管理工作的高质量开展奠定坚实的人才基础。

五、结语

综上所述，事业单位应用数字化档案管理即使信息化发展背景下档案管理工作的主要趋势，也是提升单位档案管理质量、充分利用档案资源的有效途径。对此，事业单位不仅要对数字化档案管理内涵及应用优势有深刻的认知，从而强化思想重视，也要立足数字化档案管理工作需求，从多角度、多层次优化档案管理过程，为数字化档案管理的深入开展创设良好的环境。

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